JEJU FORUM for Peace & Prosperity 2013

평화와 번영을 위한 제주포럼 2013

PCO 업체 용역 관련

제안요청서

2012. 9. 24

평화와 번영을 위한 제주포럼 2013  대행업무 안내

1. 행사개요(안) - 2012년  9월 기준

행  사  명:  평화와 번영을 위한 제주포럼 2013

(JEJU FORUM for Peace and Prosperity 2013)

대주제(안): 아시아의 새로운 물결: 아시아·태평양 시대의 도래
(New Waves in Asia: Coming of the Asia-Pacific Era)

기    간:  2013년 5월 29일(수)-5월 31일(금)

장    소: 제주특별자치도(추후결정)

주    관: 제주평화연구원

주    최: 제주특별자치도, 국제평화재단, 동아시아재단, 중앙일보

후    원: 외교통상부, 국토해양부, 제주국제자유도시개발센터,	한국국제교류재단, 동북아역사재단, 제주대학교, 제주국제훈련센터,	서울과학종합대학원, 한경비지니스, 인간개발연구원, 차이나매거진,	제주개발공사, 기타세션참여기관 등

참 가 자: 3000여명(역할참가자 350여명) 규모

통역언어: 영어(일부세션 기타언어)

행사내용

-  개회식, 세계지도자세션, 전체회의 및 동시회의 50-60회 정도

-  환영만찬, 폐회만찬, 비공식 오만·찬, 문화공연, 관광프로그램 등

2. 행사 진행 방침

국내외 전·현직 정상 등 각 분야의 최고 전문가 들을 ‘세계평화의 섬, 제주’에 초청하여 국제회의를 개최하고자 함.

이에 회의의 원활한 운영을 위하여 정부 행사의 기획·운영 경험이 풍부한 전문 국제회의 용역업체(PCO)에 행사준비를 대행케 함으로써 참가자의 편의를 도모하고 회의를 전문적이고 효율적으로 개최․진행하고자 함.

3. 프로그램(안)

○ 추후 결정 - 제7회 제주포럼 수준(별첨)

4. 대행사업 범위(총괄)

VIP 의전

참가자 등록(사전 온라인등록 시스템 / 현장운영)

참가자 수송/영접/환송

개회식, 전체회의, 동시회의, 연회 운영

회의장, 사무국, 프레스센터, 참가자 및 참여기관 대기실, VIP룸, 인터넷라운지 등 현장 설비 운영

행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영(사전 SNS 운영인력 포함)

항공권 발권 업무
- 컨소시엄 참여가 가능하며, 항공료는 PCO예산에 포함시키지 않고 실비정산
- 통상수준의 국제선, 국내선 발권대행수수료 지급예정

기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반사항(직원파견 협조 등)
- VIP 의전, 수송, 항공 담당 인력 파견(행사 1개월전)
- 회의운영 및 회의자료 출판 담당 인력 파견(행사 2개월전)

* 주관기관 직접수행업무

- 역할 참가자초청 / 연회 / 숙박

- 통역(통역사섭외 및 통역설비구축)

- 메인디자인 및 어플리케이션 개발 / 회의자료 등 인쇄물 제작 / 옥외광고물 제작

- 홈페이지 관리운영

※ 다만, 전체행사의 조화로운 진행을 위하여 상기업무와 관련하여 협조요망

5. 대행업무 세부 내용

1) VIP 의전

- 공항 및 관계기관과 의전관련 사전 협조

- VIP 의전 전문인력 투입(공항-행사장간 연락관 배치)

- VIP 참가자에 대한 영접 및 환송, 차량배차

2) 참가자 등록

- 온라인등록 및 현장등록 운영

- 등록 가방, 회의자료 등의 수교물 관리, ID카드 발급

- 참가자별 원활한 등록데스크 운영

- 관광 및 기타 안내데스크 운영

○ 행사주안점

- 등록데스크 앞 참가자 대기시간 최소화/혼잡 방지대책 마련

- 안내요원에 대한 사전교육 철저

- 전문인력 투입(현장 운영팀 강화, 안내요원 교육 및 운영)

3) 참가자 수송/영접/환송

○ 기  간: 2013년 5월 28일(화)-6월 2일(일)

○ 장  소: 인천공항, 김포공항, 제주공항, 행사장 및 숙소 등

○ 대행업무

- 공항 내 안내사인물 설치 및 참가자 셔틀버스 주차장 확보, 관계기관 협조

- 전문인력 투입(안내요원 교육 및 운영)

- 효율적인 셔틀버스 배차 및 신속한 배차시간 안내

4) 개회식/연회

- 진행사회자(개회식, 환영 및 폐회 만찬 등)섭외

- 개회식 및 공식연회, 문화공연 및 의전행사(간담회 등)

- VIP 의전 수행(시나리오, 좌석배치, 안내)

- 개회식장 무대/중계시스템 운영 등 분위기 조성

- 참가자 입장안내

5) 회의운영

- 회의장 시설 설비 및 자리배치

- 참가자 발표자료 복사(고효율 복사기, 전문 테크니션 상주)

* 사전 프로시딩북 제작이 없어 다량의 회의자료 복사가 예상됨

- 회의장 유도사인물 설치 및 운영(특히, 동시회의 시간대별 안내 철저)

- 회의장 진행요원 사전 교육 및 운영

- 각 회의장내 테크니션 현장 대기지원

6) 사무국 및 프레스 센터 등 현장설비운영

- 사무국 및 프레스 센터, 인터넷 라운지, 인터뷰 룸, VIP룸,

참여기관 및 참가자 대기공간, 자료생산센터 등 부대공간 설비 및 인력운영

7) 행사진행을 위한 인력 선발/교육/운영

- 국제회의 지원업무 경험이 있는 제주포럼 서포터즈 선발/교육/활동지원/운영

- 주관기관과 협의를 통해 현장 담당업무에 따른 철저한 팀별 사전

교육 및 현장리허설

- 출퇴근 관리 및 중식 제공(업무상 필요시 석식/숙박 제공)

- 사후 인건비에 대한 증빙 제출

8) 항공권 발권 업무

- 국내외 참가자의 항공권 발권 및 관련사항(참가자 연락)업무

- 스케쥴 변동사항 지속관리(현장 포함)

- 항공 DB 구축(수송/의전/숙박과 연계)

9) 기타 행사의 원활한 진행을 위해 필요한 제반사항

- 전체행사 동영상 및 사진, 하이라이트영상 결과물로 제출

- 전체행사 세부 실행계획서, 결과보고서 작성

- 기타 요청사항 등

- 직원 파견 협조

VIP 의전, 수송, 항공 담당 인력 파견(행사 1개월전)

회의운영 및 회의자료 출판 담당 인력 파견(행사 2개월전)

6. 추정 소요 예산

○ 소요 예산 : 금 삼억오천만원정(\350,000,000 , 부가세 포함)

II. 용역업체 평가, 선정 및 제출자료

1. 업체 선정

○ 용 역 명: 평화와 번영을 위한 제주포럼 2013 행사 대행

○ 계약방법: 협상에 의한 계약

○ 참가자격

- 관광진흥법 제4조(등록)규정에 의거 등록된 국제회의업체로서 사업경력

(등록일 기준)이 3년 이상인 경력업체

- 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률시행령 제76조에 해당하지 않는 업체

- 최근 3년간 단일 행사 1억원 이상의 행사로서 국내외 주요인사 200명

이상이 참가하는 개회식, 연회를 포함한 국제포럼의 대행실적이 있는 업체

- 대행업무 부분 참여 또는 2개 이상의 업체 간 컨소시엄 구성 참여 가능

○ 업체 선정 방법

- ‘협상에 의한 계약체결 기준’ 제16조의 규정에 따라 별도의 선정위원회를 구성하여 평가 실시

- 제안서 평가는 기술능력평가와 가격평가로 구분하여 평가하되, 평가비중은 총 100점 중 기술능력평가를 80점, 가격평가는 20점으로 함

- 선정위원별 기술능력평가 결과의 평균점수가 높은 업체를 협상적격자로 선정 후 평가점수가 높은 업체부터 순차적으로 협상을 실시함

- 종합평점이 동일한 경우에는 기술능력평가가 높은 제안자를 선순위자로 하고, 기술능력평가점수가 동일한 경우에는 기술능력의 세부평가항목 중 배점이 큰 항목에서 높은 점수를 얻은 업체를 선순위로 함

- 협상절차 및 그 결과의 조치 및 가격협상기준은 ‘협상에 의한 계약체결 기준’ 규정에 의함

2. 평가방법

○ 1차 서류평가: 제주평화연구원 내부 선정위원회

2차 최종평가(사업제안발표): 제주포럼 집행위원회(10월 말 또는 11월 초 예정)

* 1차 서류평가 후 선정된 업체에 개별 공지

○ 평가 항목 및 배점

구분	평가항목	배점	비고	비고
기술능력 평가 (80)	회사규모 및 안전성	10	▲ 설립연도(10)/정규직원 인력구성(10)/자본금(10)의 평균 가. 설립연도 - 2002 이전(10) - 2003-2006(8) - 2007 이후(6) 나. 회사의 정규직원 인력구성 - 20명 이상(10) - 10-19명(8) - 10명 미만(6) 다. 자본금 - 2억 이상(10) - 1억-2억 미만(8) - 1억 미만(6)	공동수급의 경우, 1) 참여지분율에 따른 평균, 2) 대표사의 점수 중 높은 점수로 반영 함.
	유사행사 수행 실적	10	▲ 최근 3년간 단일 규모 1억 이상 200명 이상 국제회의 대행실적 - 13회 이상(10) - 9-12회(8) - 5-6회(6) - 5회 미만(4)
	사업실행 역량 및 협력도 (회사소개서)	10	▲ 회사 소개, 주요 실적, 포상실적, 행사이해도 등 ▲ 회사의 주된 기능과 용역과의 적합성 ▲ 과업지시서 이외 기타 업무 지원 노력
	인력계획	20	▲ 정규직원 전담인력 투입계획 (준비기간과 행사기간 구분) ▲ 전담인력의 PCO 업무경력평균
	사업 추진계획	30	▲ 대행업무추진의 매력도 및 창의성(행사운영계획) ▲ 행사계획의 적정성 ▲ 사업시행방안 충실도 및 세부업무 이행가능성
가격평가 (20점)	지원업체의 제안 가격을 비교하여 평가

※ 유의사항 : 제안기관은 선정위원회의 구성, 세부 평가기준 및 평가결과에 대하여 일체의 이의를 제기할 수 없으며, 제주평화연구원은 제안서 평가결과의 세부내용을 공개하지 않음

3. 제안서 제출 안내

○ 제안서 규격 및 분량 : 가급적 A4용지로 30쪽 이내로 작성

○ 제안서 제출

- 제출부수 : 5부

- 가격부분 : 별도 밀봉 제출

* 제안서 파일은 CD 또는 이메일 jejuforum@jpi.or.kr 로 제출

(메일 제목: “PCO 제안서-업체명” 기재 요망)

○ 제안서 작성 유의사항

- 제안서는 바인더로 제본하여 제출

- 제안서의 각 페이지에 일련번호 부여

- 제안서 내용 중 평가 항목에 해당되는 근거자료를 제시하지 않은 경우에는 해당사항

없는 것으로 간주

- 제출된 제안서 및 관련 자료는 일절 반환하지 않으며, 제안서 작성 및 제출과 관련 비용, 출장비용 등은 제안사 부담

- 제시한 사업예산에 반영이 안된 사항을 제안할 경우, 반드시 추가사항임을 밝히고

소요예산도 함께 제안

- 제안서의 내용은 계약 체결시 계약조건의 일부로 간주

4. 제출 서류

○ 제안서 5부(분량: 30페이지 이내로 제한)

○ 참가신청 공문 1부 (업체 양식)

○ 입찰유의서 1부 (연구원 소정양식)

○ 가격 제안서 1부 (연구원 소정양식 / 별도로 밀봉하여 제출)

○ 용역 실적 증명서 (연구원 소정양식) 및 증빙서류 각 1부

○ 업체 현황 조사서 1부 (연구원 소정양식)

○ 인력계획 1부 (연구원 소정양식)

○ 회사 소개서 1부 (연구원 소정양식)

○ 투입되는 행사담당자 업무 경력 증명서 (타업체 근무기간 포함)

○ 조직 구성 증빙 서류 (소득세원천징수내역사본)

○ 법인등기부등본 사본 1부

○ 사업자등록증 사본 1부

○ 인감증명서 및 사용인감계 각 1부

○ 국세완납증명서 1부

* 사본은 반드시 원본확인(인감도장 날인)을 요함

○ 공동수급의 경우 참여업체간 업무협정서 1부

[별지 제1호 서식]

입 찰 유 의 서

1. 입찰 참가자는 당 공사가 정한 입찰내용 및 입찰 유의서에 기재된 사항에 관하여 완전히 이해 납득한 것으로 간주한다.

2. 입찰 참가신청은 등록 마감시간 내에 당 제주평화연구원 제주포럼 기획단에 등록을 필하여야 하며, 입찰 보증금은 입찰금액의 100분의 5 이상의 현금 또는 국가를 당사자로하는 계약에 관한 법률 시행령 제37조 제2항 각호에 열거한 보증서 등으로 납부해야 한다.

3. 입찰마감은 2012년 10월 19일(금),14:00에 당 연구원 2층 제주포럼 기획단에서 마감한다.

4. 입찰참가 신청자가 입찰에 직접 참가할 수 없을 때에는 대리인을 선정하여 입찰 참가를 위임할 수 있다. 이 경우 위임을 받은 자는 소정서식의 위임장 및 재직증명서를 소지․제출하여야 한다.

5. 낙찰자는 낙찰일로부터 10일 이내에 계약을 체결하여야 한다.

6. 낙찰자가 전항의 기일 내에 계약을 체결하지 않을 때에는 동 낙찰은 무효로 하고, 입찰보증금은 당 연구원에 귀속한다.

7. 본 용역의 전부 또는 일부를 제3자에게 하도급이 반드시 필요할 경우, 당 연구원의 동의를 받아야 한다.

8. 본 유의서에 명시되지 않은 사항은 정부투자기관 회계규정 및 계약조건에 의한다.

9. 당 연구원과 입찰자 또는 계약자간에 의견을 달리할 때에는 독점규제 및 공정거래에 관한 법률 및 시행령 제36조에 따라 처리한다.

본인은 귀 연구원에서 정한 입찰유의서의 제 조건을 이행할 것을 승낙하고,

입찰에 참가하겠음을 승낙하기 위하여 서명 날인 함

2012년   월   일

(응찰자)  주    소 :

상    호 :

성    명 :

제주평화연구원 원장 귀하

[별지 제2호 서식]

입 찰 가 격 제 안 서
사 업 명		평화와 번영을 위한 제주포럼 2013 행사 대행
사업기간		계약체결일부터 행사종료시까지 * 행사기간: 2013년 5월 29일(수)- 5월 31일(금)
주관기관		제주평화연구원
제안금액		일금 원정 (\ - 부가세포함)
신청자	상호/법인명			법인등록번호
	주 소			전화번호
	대표자			주민등록번호
	담당직원 연락처	소속부서		FAX
		전화번호		E-mail
상기 금액으로 가격견적서를 제출합니다. 붙임 : 가격세부산출내역 1부 2012년 월 일 제안자 : (직인) 제주평화연구원 원장 귀하

[별지 제3호 서식]

용 역 실 적 증 명 서

신 청 인	업체명(상호)						대 표 자
	사업자등록번호						전화번호
	영업소재지
	증명서용도						제 출 처			제주평화연구원
	사업의 종류
최근 3년내 수행실적 (2006~ 현재)	연도별	용 역 명		계약일자	계약기간	단위		수 량 (면적등)	계약금액 (천원)
	년
	년
	년
	합 계
증 명 서 발급기관	위 사실을 증명함. 년 월 일
	기 관 명 : (인) (전화번호 : )
	주 소 : (FAX번호 : )

※ (주)

1. 민영기업 거래실적은 세금계산서, 계약서사본(원본대조필), 실적증명원, 거래명세표 등

증빙자료를 첨부하여야 한다.

2. 최근 3년 이내 수행실적이 많은 경우 별지 작성 첨부한다.

3. 사업의 종류는 사업자등록증의 업태, 종목을 기재한다.

[별지 제4호 서식]

용역업체 현황 조사서

1. 개   요

업체상호 (영 문)	( )	대표자성명
소 재 지	(전화 : ) (FAX : )	사업자등록번호 (개업년월일)	( )
직원수	명 (상근직만 해당)
행사 담당직원 (3인 이상)	(성명, 직위, 및 경력년수 기재)
자 본 금 (납 입)	백만원	결 산 일	월말일(년 회)
사업의 종류	1. 법 인( ), 개 인( )	법인설립일
	2. 업 태 :	최근 3년간 총 매출액 (백만원)	년( )
	3. 종 목 :		년( )
	4. 대기업( ), 중소기업( )		년( )

2. 신인도(해당사항은 관련 증빙서류 첨부)

가. 최근 3년 이내 1년 이상의 부정당업자 제재를 받은 사실 유무 (    )

나. 최근 3년 이내 1년 미만의 부정당업자 제재를 받은 사실 유무 (    )

3. 해당용역 수행능력 결격 여부

가. 최근 1년 이내에 시공 도중 또는 완료 후 계약목적물의 현저한 손해를 가져왔거나

사상자를 발생시켜 사회적 물의를 일으킨 적이 있는지 사실 유무 (    )

나. 부도상태에 있는지 사실 여부  (    )

[별지 제5호 서식]

인력투입계획

구분	기간	내용
전담인력 투입계획	준비기간
	행사기간
담당자 경력

[별지 제6호 서식]

회사소개서

구분	내용
회사 소개
주요 행사 수행 경험
과업 지시서 이외 기타 업무 지원